Guía completa del gestor de invitados

Abre la página Invitados. La página trabaja con una invitación a la vez, así que mira primero el nombre que aparece arriba y toca Elegir invitación si no es la boda que quieres gestionar.

Publica la invitación antes de enviar nada. Los enlaces personales solo se abren para tus invitados una vez publicada la invitación, y la página te ofrece un botón Publicar mientras siga siendo un borrador.

Lista es donde viven los invitados: el buscador, los filtros y una fila por invitado.

Resumen reúne los números y las herramientas para compartir: cuántas veces se abrió la tarjeta, el enlace general y el código QR.

Felicitaciones recoge los mensajes que los invitados dejaron en el libro de firmas de la tarjeta.

La página recuerda en qué pestaña estabas, así que vuelves justo donde lo dejaste.

Toca Añadir invitado, junto al buscador. Solo el nombre es obligatorio. Los demás campos toman lo que ya dice la invitación, así que puedes añadir a alguien en segundos y volver a los detalles más tarde.

La línea de invitación es la frase corta encima del nombre en el sobre, por ejemplo Querido o Con todo nuestro cariño. Déjala vacía y el invitado verá el texto de la propia invitación.

El nombre del invitado se imprime tal cual lo escribes, así que escríbelo como lo dirías en voz alta. Para una familia o una pareja, un solo nombre queda mejor que una lista: La familia Nguyen, o Ana y familia.

El mensaje es la línea debajo del nombre. Vacío significa el mensaje predeterminado de la invitación.

Grupo y Preguntas son opcionales, y se explican en los dos pasos siguientes.

El campo Grupo acepta un grupo existente o uno nuevo: escribe un nombre que aún no exista y se crea al momento. Usa los grupos con los que de verdad vas a trabajar: familia de la novia, trabajo, amigos del colegio.

Un invitado puede pertenecer a varios grupos, y estos aparecen como etiquetas de color bajo el nombre en la lista.

Tocar un grupo en el selector lo añade o lo quita solo a ese invitado. El icono de papelera es otra cosa: borra el grupo de todos los invitados y no se puede deshacer.

Las preguntas se hacen cuando el invitado confirma en la tarjeta. Cada una es de Sí / No, por ejemplo necesitas transporte, o de respuesta libre, por ejemplo con quién te gustaría sentarte.

Escribe una pregunta que aún no exista para crearla y luego toca las preguntas para activarlas o desactivarlas para ese invitado. No todos necesitan todas: pregunta por el autobús solo a quien viene de lejos.

Las respuestas vuelven en la pestaña Detalles del invitado y en el archivo que exportes.

El icono de papelera borra una pregunta de la invitación y de todos los invitados, incluidas las respuestas ya recibidas.

Todo lo que actúa sobre la lista entera y no sobre un invitado está detrás de Herramientas, al final de la fila de filtros: el enlace general, el código QR, invitar a la familia a ayudar, añadir muchos invitados a la vez y exportar la lista.

Abre Herramientas y luego Añadir muchos invitados. Es el camino rápido cuando ya tienes la lista en otro sitio: en un mensaje, en una libreta o en una hoja de cálculo.

Pega un nombre por línea, o sube una hoja de cálculo en formato CSV. Hasta 1.000 invitados por tanda, y el panel muestra tanto el límite como cuántos nombres ha leído.

Verás una vista previa antes de crear nada: el total de líneas, cuántos invitados se crearán y qué nombres están repetidos. Los repetidos se omiten en lugar de añadirse dos veces, así que es seguro volver a pegar una lista que ya importaste a medias.

La plantilla trae dos columnas opcionales: la línea de invitación y el mensaje. Déjalas vacías y cada invitado usará el valor predeterminado de la invitación.

La búsqueda por nombre va reduciendo la lista mientras escribes.

La píldora de confirmación filtra por respuesta: todos, asisten, no asisten, pendientes. Pendientes es la que quieres cuando toca recordar.

La píldora de Grupo filtra por grupo, y admite varios grupos a la vez.

Ordenar reorganiza la lista: más recientes, nombre de A a Z, por respuesta, más abiertos o actividad más reciente.

Marca la casilla de las filas que quieras, o la de la cabecera para tomar todo lo que está en pantalla. Abajo aparece una barra con Editar y Borrar.

La edición masiva cambia de golpe la línea de invitación, el mensaje, los grupos y las preguntas de todos. Los nombres quedan bloqueados, porque un nombre compartido no tendría sentido.

Filtra primero y selecciona después. Filtra por un grupo, selecciona todo lo que se muestra y dale a esa tanda su propio mensaje de una sola vez.

Cada invitado tiene un enlace propio que termina con su nombre. Al abrirlo se ve el sobre dirigido a él, y es lo que permite a la página decirte quién abrió la tarjeta y quién respondió.

El botón al final de la fila copia ese enlace, listo para pegarlo en un chat.

El mismo botón ofrece también una vista previa: abrir la tarjeta tal y como la verá ese invitado, o compartir el enlace directamente a una app de mensajería desde el móvil.

Merece la pena previsualizar los primeros invitados de cada tipo de nombre, apellidos largos y nombres cortos, para comprobar que el saludo queda bien.

Toca la fila de un invitado para abrir su ficha. Detalles muestra lo que hizo: su respuesta, cuántas personas trae, sus respuestas a cada pregunta, el mensaje que dejó, cuándo respondió y cuándo abrió la tarjeta por última vez.

Editar es el mismo formulario con el que lo añadiste. Vista previa muestra el sobre exacto que recibe.

El invitado que se apuntó por el enlace general en lugar de uno personal aparece marcado, así lo distingues de las personas que añadiste tú.

La pestaña Felicitaciones recoge los mensajes que tus invitados escribieron en el libro de firmas de la tarjeta. Llegan solos, no tienes que hacer nada.

Puedes borrar un mensaje desde aquí si llega alguno que prefieres no dejar en la tarjeta.

Invitar a la familia a ayudar está en el panel Herramientas. Crea un enlace que puedes enviar a un padre, un hermano o un amigo para que añada su parte de la lista.

Solo pueden añadir invitados. El resto de la invitación sigue siendo cosa vuestra.

Exportar la lista también está en el panel Herramientas. Te da una hoja de cálculo con todos los invitados: su nombre, su enlace, su respuesta, cuántas personas traen, cuándo respondieron y el mensaje que dejaron.

Puedes descargar el archivo o abrirlo directamente en Google Sheets para compartirlo con quien se encarga de las mesas.

No todo el mundo necesita un enlace personal. El enlace general, en el panel Herramientas y en la pestaña Resumen, no lleva ningún nombre y va bien para grupos de chat, redes sociales y para quien no pudiste incluir en la lista.

El código QR apunta a ese mismo enlace general, y por eso funciona en una invitación impresa. Los invitados que responden por ahí aparecen solos en tu lista.