ゲスト管理の完全ガイド

「ゲスト」ページを開きます。このページは一度に一つの招待状を扱うので、まず上部に表示されている名前を確認し、目的の結婚式でなければ「招待状を選ぶ」をタップしてください。

何かを送る前に招待状を公開しておきましょう。個別リンクは招待状を公開してからでないとゲストの側で開けません。下書きのままなら、ページが公開ボタンをそのまま出してくれます。

リストはゲストが並ぶ場所です。検索、絞り込み、そしてゲスト一人につき一行が並びます。

概要には数字と共有のための道具がまとまっています。招待状が何回開かれたか、共通リンク、QRコードです。

お祝いは、ゲストが招待状の芳名帳に書いてくれたメッセージを集めます。

ページは最後に見ていたタブを覚えているので、続きから戻れます。

検索ボックスの隣にある「ゲストを追加」をタップします。必須なのは名前だけです。ほかの項目は招待状にすでに書かれている内容をそのまま使うので、数秒で一人追加して、細かいところは後から戻って整えられます。

招待の言葉は、封筒で名前のすぐ上に入る短い一文です。たとえば「謹んでご案内申し上げます」のような文です。空のままにすると、招待状そのものの言い回しが表示されます。

ゲスト名は入力したとおりに印字されるので、普段呼んでいるとおりに書いてください。ご家族やご夫婦なら、名前を並べるより一つの呼び方のほうが自然です。グエン家ご一同、アンナさんとご家族、というように。

メッセージは名前の下に入る一行です。空なら招待状の既定のメッセージが使われます。

グループと質問は任意で、次の二つの手順で説明します。

グループ欄は既存のグループも新しいグループも受け付けます。まだない名前を入力すればその場で作られます。実際に使う分け方にしましょう。新婦側、新郎側、職場、学生時代の友人などです。

一人のゲストが複数のグループに入ることもでき、グループはリストの名前の下に色付きのタグとして表示されます。

選択画面でグループをタップすると、そのゲストだけに付けたり外したりできます。ごみ箱のアイコンは別物です。すべてのゲストからそのグループを消し、元には戻せません。

質問は、ゲストが招待状で出席を確定するときに表示されます。それぞれ「はい / いいえ」形式か、たとえば送迎は必要ですか、自由記述形式か、たとえばどなたの隣に座りたいですか、のどちらかです。

まだない質問を入力すれば新しく作られ、あとは質問をタップしてそのゲストに聞くかどうかを切り替えます。全員に全部の質問が必要なわけではありません。送迎は遠方から来る方にだけ聞けば十分です。

回答はそのゲストの「詳細」タブと、書き出したファイルに戻ってきます。

ごみ箱のアイコンは、質問を招待状からもすべてのゲストからも消します。すでに届いた回答も一緒になくなります。

一人のゲストではなくリスト全体に効くものは、すべて絞り込み行の末尾にある「ツール」の中にあります。共通リンク、QRコード、家族に手伝ってもらう、まとめて追加、リストの書き出しです。

ツールを開いて「まとめて追加」をタップします。名簿がすでに別の場所にあるとき、メッセージの中でも、手帳でも、表計算でも、これがいちばん早い入口です。

一行に一名で貼り付けるか、CSV形式の表計算ファイルを読み込ませます。一度に最大1,000名まで。上限と、読み取れた名前の数がパネルに表示されます。

何かが作られる前にプレビューが出ます。行数の合計、作成されるゲスト数、そしてどの名前が重複しているかがわかります。重複は二重に追加されず読み飛ばされるので、途中まで取り込んだ名簿をもう一度貼っても大丈夫です。

テンプレートには招待の言葉とメッセージという任意の列が二つあります。空のままなら、各ゲストは招待状の既定値を使います。

名前での検索は、入力するそばからリストを絞っていきます。

出欠のチップは回答で絞り込みます。すべて、出席、欠席、未回答です。声をかける段になって必要になるのは未回答です。

グループのチップはグループで絞り込み、複数のグループを同時に選べます。

並べ替えはリストの順序を変えます。新しい順、名前順、回答順、よく開かれた順、直近の動きがあった順です。

必要な行のチェックボックスを、あるいは見出しのチェックボックスを押して画面に出ているすべてを選びます。下に編集と削除のバーが現れます。

一括編集は、招待の言葉、メッセージ、グループ、質問を全員分まとめて変えます。名前は変えられません。複数人が同じ名前になっても意味がないからです。

先に絞り込んでから選ぶのがこつです。一つのグループで絞り込み、出ているものをすべて選んで、そのグループだけのメッセージを一度に入れられます。

ゲストにはそれぞれ、自分の名前で終わる専用リンクがあります。開くと自分の名前が入った封筒が出てきますし、そのおかげで誰が招待状を開き、誰が返信したかをページが伝えられます。

行の末尾のボタンがそのリンクをコピーしてくれるので、そのままチャットに貼り付けられます。

同じボタンからプレビューもできます。そのゲストが見るとおりに招待状を開いたり、スマートフォンからメッセージアプリへリンクをそのまま共有したりできます。

名前の形ごとに最初の数人はプレビューしておくと安心です。長い家族の呼び方と短い名前の両方を見て、挨拶が自然に収まっているか確かめましょう。

ゲストの行をタップすると、その人の画面が開きます。詳細には、その人がしたことが並びます。回答、同伴の人数、各質問への答え、残したメッセージ、返信した時刻、そして最後に招待状を開いた時刻です。

編集は追加のときに使ったのと同じフォームです。プレビューは、その人が実際に受け取る封筒を見せてくれます。

専用リンクではなく共通リンクから自分で登録したゲストには印が付くので、自分で追加した人と見分けられます。

お祝いタブは、ゲストが招待状の芳名帳に書いてくれたメッセージを集めます。ひとりでに届くので、こちらですることはありません。

招待状に残したくないメッセージが届いたときは、ここから消せます。

「家族に手伝ってもらう」はツールパネルの中にあります。リンクが一つ作られ、親御さんやごきょうだい、ご友人に送れば、それぞれが自分の側の名簿を自分で足せます。

その方たちができるのはゲストの追加だけです。招待状のほかの部分はお二人のものです。

「リストを書き出す」もツールパネルにあります。すべてのゲストが入った表計算ファイルが手に入ります。名前、リンク、回答、同伴の人数、返信した時刻、残したメッセージが並びます。

ファイルとしてダウンロードしても、Google スプレッドシートでそのまま開いて席次を担当する方と共有してもかまいません。

全員に専用リンクが要るわけではありません。ツールパネルと概要タブにある共通リンクは名前が入らないので、グループチャットやSNSの投稿、そして名簿に入れきれなかった方に向いています。

QRコードはその共通リンクを指しています。だから紙の招待状に印刷しても使えます。そこから返信したゲストも、ひとりでにリストに現れます。