Berapa banyak tamu yang sebaiknya diundang?

Anggaran yang menentukan jumlahnya, baru sesudah itu dibagi. Bagi anggaran resepsi dengan harga katering per porsi, hasilnya adalah batas atas, dan batas itu dibagikan ke masing-masing pihak sebelum satu nama pun ditulis. Kalau nama dikumpulkan dulu lalu dipangkas belakangan, yang tercoret biasanya justru teman dekat, bukan nama yang masuk karena kewajiban.

Satu undangan berarti berapa orang?

Hampir tidak pernah satu. Undangan di Indonesia ditujukan kepada satu rumah tangga, jadi satu nama di daftar bisa berarti dua sampai empat orang yang datang. Susun daftarnya per keluarga, lalu kalikan dengan perkiraan jumlah orang per keluarga untuk mendapat angka porsi. Menghitung nama sebagai kepala adalah kesalahan yang paling sering bikin katering kurang.

Bagaimana membagi daftar antara dua keluarga?

Dengan kuota tertulis untuk tiap pihak sebelum menulis nama: tamu mempelai perempuan, tamu mempelai laki-laki, dan tamu yang diundang orang tua masing-masing. Tidak perlu sama rata karena satu keluarga bisa punya jaringan yang jauh lebih luas. Yang penting totalnya masih masuk anggaran.

Kapan daftar harus final?

Jumlah total 3 sampai 4 bulan sebelumnya, nama-nama 2 sampai 3 bulan sebelumnya, penyebaran undangan pertama 6 sampai 8 minggu sebelumnya, undangan susulan 3 sampai 4 minggu sebelumnya, dan jumlah akhir untuk katering sekitar seminggu sebelum acara.

Cara Membuat Daftar Tamu Undangan Pernikahan

Kebanyakan pasangan memulai daftar tamu dengan membayangkan satu file yang diisi berdua. Seminggu kemudian jelas bahwa itu tidak pernah satu daftar: ada daftar mempelai perempuan, ada daftar mempelai laki-laki, dan di belakang keduanya ada orang tua, yang punya tamu sendiri dan alasan sendiri. Tiap daftar tersimpan di kepala orang yang berbeda, dan hanya orang itu yang tahu ejaan namanya.

Alatnya: daftar bisa langsung disusun di alat daftar tamu, lengkap dengan catatan konfirmasi kehadiran, total orang yang dihitung otomatis, dan ekspor ke spreadsheet saat katering memintanya.

Ringkasnya: tentukan jumlah dari anggaran dulu, baru bagi kuotanya. Dan ingat satu hal yang membedakan pernikahan di Indonesia: satu undangan berarti satu rumah tangga, bukan satu orang.

Daftarnya sebenarnya empat

Tamu mempelai perempuan. Sekolah, kuliah, kantor, lingkaran pertemanan.
Tamu mempelai laki-laki. Sama, dari sisi sebaliknya.
Tamu yang diundang orang tua perempuan. Saudara jauh, teman lama keluarga, rekan kerja, tetangga. Mereka diundang karena hubungan yang lebih tua daripada pasangannya sendiri.
Tamu yang diundang orang tua laki-laki. Sama, dan biasanya bagian yang paling tidak terlihat oleh pengantin.

Di sini kelompok 3 dan 4 bukan pelengkap, sering justru bagian terbesar. Masalahnya, bagian itu tumbuh tanpa terasa dan tidak bisa diperiksa sendiri: ejaan nama, nama ganda, maupun berapa orang yang ikut datang. Mintalah tertulis, sejak awal, sekalian dengan angkanya.

Yang khas di sini: skalanya dan satuannya

Dua hal membuat perhitungan di Indonesia berbeda.

Undangan ditujukan ke rumah tangga. Satu nama bisa berarti empat orang yang datang. Jadi daftar sebaiknya disusun per keluarga, lalu dikalikan untuk mendapat jumlah porsi. Menyamakan jumlah nama dengan jumlah kepala adalah cara tercepat membuat katering kurang di tengah acara.

Resepsi berdiri, tamunya banyak dan datang bergantian. Ratusan hingga lebih dari seribu undangan adalah hal biasa, dan tamu datang dalam gelombang, bukan sekaligus. Artinya masalah utamanya bukan menyusun tempat duduk, melainkan menyebarkan undangan dalam jumlah besar dan memperkirakan puncak kedatangan.

Undangan digital menyelesaikan bagian penyebaran dengan rapi: satu tautan per keluarga, bisa dikirim lewat WhatsApp, dan yang menerima bisa meneruskannya. Bagian yang tetap perlu dijaga adalah daftarnya, supaya jumlah yang dipesan tetap punya dasar.

Jumlah dulu, nama kemudian

Bagian	Kuota keluarga	Penanggung jawab
Tamu mempelai perempuan	60	Mempelai perempuan
Tamu mempelai laki-laki	60	Mempelai laki-laki
Keluarga mempelai perempuan	90	Orang tua
Keluarga mempelai laki-laki	90	Orang tua

Angka di kolom kuota adalah jumlah undangan, bukan jumlah orang. Kalikan dengan perkiraan jumlah orang per undangan untuk mendapat jumlah porsi. Pembagiannya tidak harus sama rata dan memang tidak akan sama rata.

Bagi ke A, B, dan C sebelum menyebar

Kelompok A. Tanpa mereka acaranya tidak lengkap. Keluarga inti, kerabat dekat, sahabat. Diundang lebih dulu, kalau bisa langsung.
Kelompok B. Ingin mereka hadir, tapi acara tidak diatur ulang demi mereka. Rekan kerja sekarang, teman yang ditemui beberapa kali setahun.
Kelompok C. Kalau masih ada ruang. Rekan kerja lama, kerabat jauh, kenalan dari media sosial.

Menggabungkan empat daftar tanpa mengetik ulang

Spreadsheet bersama. Satu file, satu tab per orang. Murah dan familier, tapi di akhir tetap harus dipindahkan ke tempat undangan dikirim.

Didiktekan lewat telepon. Lambat, tetapi kadang satu-satunya cara dengan orang tua yang tidak ingin memakai tautan. Siapkan setengah jam untuk 25 nama.

Impor massal. Kalau daftarnya sudah ada, tinggal tempel atau unggah filenya. Di ChungDoi, "tambah banyak tamu" menerima daftar yang ditempel (satu nama per baris) atau file spreadsheet, hingga 1.000 orang sekaligus, dan membuat tautan undangan pribadi untuk tiap nama. Untuk daftar berisi ratusan keluarga, ini bagian yang paling menghemat waktu.

Tautan untuk ikut mengundang. Orang tua menambahkan tamunya sendiri lewat tautan, tanpa akun dan tanpa kata sandi.

Menemukan nama ganda lebih awal

Kalau empat orang menyumbang nama, nama ganda hampir pasti terjadi, karena dua keluarga bersinggungan justru di tempat yang tidak terlihat. Urutkan berdasarkan nama yang sudah diseragamkan, cocokkan lewat nomor telepon, dan tanyakan langsung saat kumpul keluarga siapa mengundang siapa. Di layar impor, nama yang sudah terdaftar muncul dicoret dan otomatis dilewati.

Jadwalnya

3 sampai 4 bulan sebelumnya: sepakati jumlah total, bagi kuota.
2 sampai 3 bulan sebelumnya: kumpulkan nama, bagi ke A, B, C.
6 sampai 8 minggu sebelumnya: sebarkan undangan gelombang pertama.
3 sampai 4 minggu sebelumnya: undangan susulan.
1 minggu sebelumnya: jumlah akhir ke katering.

Satu konfirmasi bukan satu porsi

Satu balasan hadir jarang berarti satu orang. Di budaya yang mengirim undangan ke keluarga, rata-ratanya bisa mendekati dua orang per balasan. Sebagai pembanding, undangan berbahasa Spanyol rata-rata 1,91 orang per konfirmasi, sedangkan undangan berbahasa Vietnam 1,19 karena di sana undangan ditujukan ke satu orang.

Untuk undangan berbahasa Indonesia, jumlah balasan yang kami punya belum cukup untuk menerbitkan angka sendiri, dan kami memilih tidak menebak. Cara yang pasti: tanyakan langsung berapa orang yang akan hadir saat tamu mengonfirmasi, sehingga tidak perlu bergantung pada rata-rata siapa pun. Angka lokal akan kami tambahkan di artikel ini begitu datanya memadai.

Simpan daftarnya setelah acara

Jangan dihapus. Daftar itu dasar untuk ucapan terima kasih, catatan siapa memberi apa untuk saat gantian nanti, dan buku alamat berdua untuk bertahun-tahun ke depan. Ekspor ke spreadsheet cukup sekali klik.

Setelah daftar beres, tinggal undangannya. Bisa mulai dari peringkat desain yang paling banyak dipilih, atau lihat semua template.