Le guide complet du gestionnaire d'invités

Ouvrez la page Invités. La page travaille sur une seule invitation à la fois : vérifiez d'abord le nom affiché en haut, et touchez Choisir l'invitation si ce n'est pas le mariage sur lequel vous travaillez.

Publiez l'invitation avant d'envoyer quoi que ce soit. Les liens personnels ne s'ouvrent pour vos invités qu'une fois l'invitation publiée, et la page vous propose un bouton Publier tant qu'elle reste un brouillon.

Liste, c'est là que vivent les invités : la recherche, les filtres, et une ligne par invité.

Aperçu réunit les chiffres et les outils de partage : combien de fois la carte a été ouverte, le lien général, le QR code.

Voeux rassemble les messages laissés par vos invités dans le livre d'or de la carte.

La page retient l'onglet où vous étiez, vous revenez donc là où vous vous étiez arrêté.

Touchez Ajouter un invité, à côté de la barre de recherche. Seul le nom est obligatoire. Tous les autres champs reprennent ce que dit déjà l'invitation, vous pouvez donc ajouter quelqu'un en quelques secondes et revenir aux détails plus tard.

La ligne d'invitation est la courte phrase au-dessus du nom sur l'enveloppe, par exemple Cher ou Avec toute notre affection. Laissez-la vide et l'invité verra la formulation de l'invitation elle-même.

Le nom de l'invité est imprimé exactement comme vous l'écrivez : écrivez-le comme vous le diriez à voix haute. Pour une famille ou un couple, un seul nom d'affichage se lit mieux qu'une énumération : La famille Nguyen, ou Anna et sa famille.

Le message est la ligne sous le nom. Vide signifie le message par défaut de l'invitation.

Groupe et Questions sont facultatifs, et sont traités dans les deux étapes suivantes.

Le champ Groupe accepte un groupe existant ou un nouveau : tapez un nom qui n'existe pas encore et il est créé sur-le-champ. Utilisez les groupes dont vous vous servirez vraiment : famille de la mariée, collègues, amis d'école.

Un invité peut appartenir à plusieurs groupes, et ceux-ci apparaissent en pastilles colorées sous le nom dans la liste.

Toucher un groupe dans le sélecteur l'ajoute ou le retire pour cet invité uniquement. L'icône corbeille est une autre action : elle supprime le groupe de tous les invités, et c'est irréversible.

Les questions sont posées au moment où l'invité confirme sur la carte. Chacune est soit une question Oui / Non, par exemple avez-vous besoin d'une navette, soit une réponse libre, par exemple à côté de qui souhaitez-vous être assis.

Tapez une question qui n'existe pas encore pour la créer, puis touchez les questions pour les activer ou les désactiver pour cet invité. Tous les invités n'ont pas besoin de toutes les questions : ne posez celle de la navette qu'à ceux qui viennent de loin.

Les réponses reviennent dans l'onglet Détails de l'invité et dans le fichier que vous exportez.

L'icône corbeille supprime une question de l'invitation et de tous les invités, réponses déjà reçues comprises.

Tout ce qui agit sur la liste entière plutôt que sur un invité se trouve derrière Outils, au bout de la ligne de filtres : le lien général, le QR code, inviter la famille à aider, ajouter plusieurs invités d'un coup, et exporter la liste.

Ouvrez Outils, puis Ajouter plusieurs invités. C'est la voie rapide quand votre liste existe déjà ailleurs : dans un message, sur un carnet, ou dans un tableur.

Collez un nom par ligne, ou importez un tableur au format CSV. Jusqu'à 1 000 invités par lot, et le panneau affiche à la fois la limite et le nombre de noms qu'il a lus.

Vous obtenez un aperçu avant toute création : le nombre total de lignes, combien d'invités seront créés, et quels noms sont des doublons. Les doublons sont ignorés plutôt qu'ajoutés deux fois, il est donc sans risque de recoller une liste déjà importée en partie.

Le modèle de tableur comporte deux colonnes facultatives : la ligne d'invitation et le message. Laissez-les vides et chaque invité reprend la valeur par défaut de l'invitation.

La recherche par nom réduit la liste au fur et à mesure de la frappe.

La pastille RSVP filtre par réponse : tous, présents, absents, en attente. En attente est celle qu'il vous faut au moment des relances.

La pastille Groupe filtre par groupe, et en accepte plusieurs à la fois.

Trier réordonne la liste : les plus récents, nom de A à Z, par réponse, les plus ouverts, ou l'activité la plus récente.

Cochez les lignes voulues, ou celle de l'en-tête pour prendre tout ce qui est affiché. Une barre apparaît en bas avec Modifier et Supprimer.

La modification groupée change la ligne d'invitation, le message, les groupes et les questions de tout le monde d'un coup. Les noms restent verrouillés : un nom partagé n'aurait aucun sens.

Filtrez d'abord, sélectionnez ensuite. Filtrez sur un groupe, sélectionnez tout ce qui s'affiche, et donnez à ce groupe son propre message en une fois.

Chaque invité a un lien à lui, qui se termine par son nom. L'ouvrir affiche l'enveloppe à son nom, et c'est ce qui permet à la page de vous dire qui a ouvert la carte et qui a répondu.

Le bouton au bout de la ligne copie ce lien, prêt à être collé dans une conversation.

Le même bouton propose aussi un aperçu : ouvrir la carte exactement comme cet invité la verra, ou partager le lien directement vers une application de messagerie sur téléphone.

Cela vaut la peine de prévisualiser les premiers invités de chaque type de nom, les noms de famille longs et les prénoms courts, pour vérifier que la formule d'accueil tombe bien.

Touchez la ligne d'un invité pour ouvrir sa fiche. Détails montre ce qu'il a fait : sa réponse, le nombre de personnes qu'il amène, ses réponses à chaque question, le message qu'il a laissé, quand il a répondu, et quand il a ouvert la carte pour la dernière fois.

Modifier est le même formulaire que pour l'ajouter. Aperçu montre l'enveloppe exacte qu'il reçoit.

Un invité qui s'est inscrit via le lien général plutôt qu'un lien personnel est signalé, vous le distinguez donc des personnes que vous avez ajoutées vous-même.

L'onglet Voeux rassemble les messages que vos invités ont écrits dans le livre d'or de la carte. Ils arrivent tout seuls, vous n'avez rien à faire.

Vous pouvez supprimer un message d'ici si l'un d'eux arrive et que vous préférez ne pas le garder sur la carte.

Inviter la famille à aider se trouve dans le panneau Outils. Cela crée un lien à envoyer à un parent, un frère, une soeur ou un ami pour qu'il ajoute lui-même son côté de la liste.

Il ne fait qu'ajouter des invités. Le reste de l'invitation reste entre vos mains.

Exporter la liste se trouve également dans le panneau Outils. Vous obtenez un tableur avec tous vos invités : leur nom, leur lien, leur réponse, le nombre de personnes qu'ils amènent, la date de leur réponse et le message laissé.

Vous pouvez télécharger le fichier, ou l'ouvrir directement dans Google Sheets pour le partager avec la personne qui s'occupe du plan de table.

Tout le monde n'a pas besoin d'un lien personnel. Le lien général, dans le panneau Outils et dans l'onglet Aperçu, ne porte aucun nom et convient aux groupes de discussion, aux publications sur les réseaux, et à toutes les personnes que vous n'avez pas pu lister.

Le QR code pointe vers ce même lien général, c'est pourquoi il fonctionne sur un faire-part imprimé. Les invités qui répondent par ce biais apparaissent tout seuls dans votre liste.