Der komplette Leitfaden zur Gästeverwaltung

Öffnen Sie die Seite Gäste. Die Seite arbeitet immer nur mit einer Einladung, prüfen Sie also zuerst den Namen oben und tippen Sie auf Einladung wählen, wenn es nicht die gewünschte Hochzeit ist.

Veröffentlichen Sie die Einladung, bevor Sie etwas verschicken. Persönliche Links öffnen sich für Gäste erst nach der Veröffentlichung, und solange die Einladung ein Entwurf ist, bietet Ihnen die Seite direkt eine Schaltfläche zum Veröffentlichen an.

In der Liste leben die Gäste: die Suche, die Filter und eine Zeile pro Gast.

Die Übersicht bündelt die Zahlen und die Teilen-Werkzeuge: wie oft die Karte geöffnet wurde, der allgemeine Link, der QR-Code.

Glückwünsche sammelt die Nachrichten, die Gäste im Gästebuch der Karte hinterlassen haben.

Die Seite merkt sich den zuletzt geöffneten Tab, Sie landen also wieder dort, wo Sie aufgehört haben.

Tippen Sie auf Gast hinzufügen, neben der Suche. Pflichtfeld ist nur der Name. Alle anderen Felder übernehmen, was die Einladung ohnehin sagt, Sie können also in Sekunden jemanden anlegen und die Details später ergänzen.

Die Anredezeile ist die kurze Zeile über dem Namen auf dem Umschlag, zum Beispiel Liebe oder Herzlich. Bleibt sie leer, sieht der Gast die Formulierung der Einladung selbst.

Der Gastname wird genau so gedruckt, wie Sie ihn schreiben, notieren Sie ihn also so, wie Sie ihn aussprechen würden. Bei einer Familie oder einem Paar liest sich ein gemeinsamer Name besser als eine Aufzählung: Familie Nguyen, oder Anna und Familie.

Die Nachricht ist die Zeile unter dem Namen. Leer bedeutet die Standardnachricht der Einladung.

Gruppe und Fragen sind optional und werden in den beiden nächsten Schritten erklärt.

Das Feld Gruppe nimmt eine vorhandene oder eine neue Gruppe: Tippen Sie einen Namen ein, den es noch nicht gibt, und er wird sofort angelegt. Nutzen Sie die Gruppen, mit denen Sie wirklich arbeiten: Familie der Braut, Arbeit, Schulfreunde.

Ein Gast kann zu mehreren Gruppen gehören, sie erscheinen als farbige Chips unter dem Namen in der Liste.

Eine Gruppe in der Auswahl anzutippen, fügt sie nur für diesen Gast hinzu oder entfernt sie. Das Papierkorb-Symbol ist etwas anderes: Es löscht die Gruppe bei allen Gästen, und das lässt sich nicht rückgängig machen.

Die Fragen werden gestellt, wenn der Gast auf der Karte zusagt. Jede ist entweder eine Ja-Nein-Frage, etwa brauchen Sie einen Shuttle, oder eine freie Antwort, etwa neben wem möchten Sie sitzen.

Tippen Sie eine Frage ein, die es noch nicht gibt, um sie anzulegen, und tippen Sie dann Fragen an, um sie für diesen Gast ein- oder auszuschalten. Nicht jeder Gast braucht jede Frage: Den Shuttle fragen Sie nur die, die von weiter her kommen.

Die Antworten erscheinen im Tab Details des Gastes und in der Datei, die Sie exportieren.

Das Papierkorb-Symbol löscht eine Frage aus der Einladung und bei allen Gästen, samt der bereits erhaltenen Antworten.

Alles, was auf die ganze Liste wirkt statt auf einen Gast, steckt hinter Werkzeuge am Ende der Filterzeile: der allgemeine Link, der QR-Code, Familie um Hilfe bitten, viele Gäste auf einmal anlegen und die Liste exportieren.

Öffnen Sie Werkzeuge, dann Viele Gäste hinzufügen. Das ist der schnelle Weg, wenn die Liste schon woanders existiert: in einer Nachricht, in einem Notizbuch oder in einer Tabelle.

Fügen Sie einen Namen pro Zeile ein, oder laden Sie eine Tabelle im CSV-Format hoch. Bis zu 1.000 Gäste pro Durchgang, und der Bereich zeigt sowohl das Limit als auch die Zahl der erkannten Namen.

Vor dem Anlegen sehen Sie eine Vorschau: Gesamtzahl der Zeilen, wie viele Gäste entstehen und welche Namen doppelt sind. Doppelte werden übersprungen statt zweimal angelegt, Sie können also gefahrlos eine Liste erneut einfügen, die Sie schon halb importiert haben.

Die Vorlage hat zwei optionale Spalten: Anredezeile und Nachricht. Bleiben sie leer, nutzt jeder Gast den Standard der Einladung.

Die Suche nach Namen grenzt die Liste schon beim Tippen ein.

Der RSVP-Chip filtert nach Antwort: alle, kommen, kommen nicht, offen. Offen ist der, den Sie brauchen, wenn es ans Nachfassen geht.

Der Gruppen-Chip filtert nach Gruppe und nimmt mehrere Gruppen gleichzeitig.

Sortieren ordnet die Liste neu: neueste, Name A bis Z, nach Antwort, am häufigsten geöffnet oder zuletzt aktiv.

Setzen Sie das Häkchen bei den gewünschten Zeilen, oder das in der Kopfzeile, um alles Sichtbare zu nehmen. Unten erscheint eine Leiste mit Bearbeiten und Löschen.

Die Sammelbearbeitung ändert Anredezeile, Nachricht, Gruppen und Fragen für alle auf einmal. Die Namen bleiben gesperrt, denn ein gemeinsamer Name ergäbe keinen Sinn.

Erst filtern, dann auswählen. Filtern Sie auf eine Gruppe, wählen Sie alles Sichtbare aus und geben Sie dieser Gruppe in einem Zug ihre eigene Nachricht.

Jeder Gast hat einen eigenen Link, der auf seinen Namen endet. Wird er geöffnet, erscheint der Umschlag mit seinem Namen, und genau daher weiß die Seite, wer die Karte geöffnet und wer geantwortet hat.

Die Schaltfläche am Ende der Zeile kopiert diesen Link, fertig zum Einfügen in einen Chat.

Dieselbe Schaltfläche bietet auch eine Vorschau: die Karte genau so öffnen, wie dieser Gast sie sehen wird, oder den Link auf dem Handy direkt in eine Messenger-App teilen.

Es lohnt sich, die ersten Gäste jeder Namensart anzusehen, lange Familiennamen und kurze Vornamen, damit die Anrede gut sitzt.

Tippen Sie die Zeile eines Gastes an, um sein Blatt zu öffnen. Details zeigt, was er getan hat: seine Antwort, wie viele Personen er mitbringt, seine Antworten auf jede Frage, die hinterlassene Nachricht, wann er geantwortet und wann er die Karte zuletzt geöffnet hat.

Bearbeiten ist dasselbe Formular wie beim Anlegen. Vorschau zeigt genau den Umschlag, den er bekommt.

Ein Gast, der sich über den allgemeinen Link selbst eingetragen hat statt über einen persönlichen, ist markiert, Sie können ihn also von den selbst angelegten unterscheiden.

Der Tab Glückwünsche sammelt, was Ihre Gäste ins Gästebuch der Karte geschrieben haben. Sie kommen von allein, Sie müssen nichts tun.

Sollte eine Nachricht kommen, die Sie lieber nicht auf der Karte lassen möchten, können Sie sie hier löschen.

Familie um Hilfe bitten finden Sie im Werkzeuge-Bereich. Es erzeugt einen Link, den Sie einem Elternteil, einem Geschwisterkind oder einer Freundin schicken können, damit jede Seite ihren Teil der Liste selbst einträgt.

Sie legen ausschließlich Gäste an. Alles andere an der Einladung bleibt bei Ihnen.

Liste exportieren steht ebenfalls im Werkzeuge-Bereich. Sie erhalten eine Tabelle mit allen Gästen: Name, Link, Antwort, Anzahl der Begleitpersonen, Zeitpunkt der Antwort und die hinterlassene Nachricht.

Sie können die Datei herunterladen oder direkt in Google Sheets öffnen und mit der Person teilen, die die Sitzordnung macht.

Nicht jeder braucht einen persönlichen Link. Der allgemeine Link, im Werkzeuge-Bereich und im Tab Übersicht, trägt keinen Namen und passt zu Gruppenchats, Social-Media-Posts und allen, die Sie nicht auflisten konnten.

Der QR-Code führt zu genau diesem allgemeinen Link, deshalb funktioniert er auf einer gedruckten Karte. Gäste, die darüber antworten, erscheinen von selbst in Ihrer Liste.